Le passage à la facturation électronique ne se résume pas à la mise en place d’une plateforme agréée. Il impose aussi aux entreprises de disposer de référentiels clients et fournisseurs fiables, complets et régulièrement mis à jour.
C’est un point souvent sous-estimé, alors qu’il conditionne directement la bonne circulation des factures. Une donnée manquante, erronée ou obsolète peut suffire à bloquer un flux, générer un rejet, retarder un paiement ou empêcher le traitement automatique d’une facture.
Pour les grandes entreprises et les ETI, dont les référentiels comptent parfois plusieurs milliers, voire plusieurs centaines de milliers de tiers, la qualité des données devient donc un enjeu opérationnel, financier et réglementaire.
Sans données fiables, pas de factures conformes
Dans le nouveau modèle de facturation électronique, les données des tiers deviennent structurantes. Elles permettent d’identifier correctement les clients et fournisseurs, de router les factures vers la bonne plateforme agréée, de sécuriser les échanges et de transmettre les informations attendues à l’administration.
Côté émission, une facture peut ne pas être livrée au bon destinataire si les informations client sont incomplètes ou incorrectes. Le risque est alors immédiat : retard de traitement, litige, tension sur le recouvrement ou allongement du délai de paiement.
Côté réception, une mauvaise qualité du référentiel fournisseur peut empêcher l’identification correcte de l’émetteur, complexifier les rapprochements avec les commandes ou les contrats, et ralentir la chaîne de traitement comptable.
La réforme rend donc visible une réalité déjà connue des directions financières, achats et systèmes d’information : la performance des processus dépend directement de la qualité des données.
Une démarche qui peut être structurée en cinq étapes
Pour préparer efficacement les référentiels clients et fournisseurs, une approche progressive est recommandée.
La première étape consiste à cartographier les données, les systèmes sources et les processus concernés. Il ne faut pas se limiter à l’ERP comptable : CRM, outils achats, gestion commerciale, contrats, commandes, catalogues, logistique, solutions métiers et fichiers bureautiques peuvent tous contenir des données utiles à la facturation.
La deuxième étape vise à analyser la qualité réelle des données : complétude, exactitude, fraîcheur, doublons, cohérence entre systèmes, données fiscales, informations de contact, qualité d’adressage et niveau d’activité des tiers.
La troisième étape consiste à gouverner durablement ces données. Qui est propriétaire du référentiel ? Quelles sont les données maîtres ? Qui valide les mises à jour ? Quels contrôles sont appliqués ? Sans règles de gouvernance, les données se dégradent rapidement après leur nettoyage initial.
La quatrième étape consiste à nettoyer et segmenter. Tous les tiers ne doivent pas être traités de la même façon. Il faut distinguer les tiers actifs des tiers dormants, les clients ou fournisseurs stratégiques des autres, les cas standards des cas complexes, les données réglementaires des données strictement métiers.
La cinquième étape, enfin, consiste à enrichir les référentiels. C’est précisément sur ce volet que Tessi accompagne les grandes entreprises et les ETI.
Enrichir les référentiels : une étape clé pour sécuriser le passage à la facture électronique
L’enrichissement consiste à compléter, corriger et fiabiliser les données nécessaires au bon fonctionnement des flux de facturation électronique.
Il peut s’agir, par exemple, de mettre à jour les informations de contact comptable, les adresses, les numéros de téléphone, les e-mails, les données légales, les SIRET, les numéros de TVA intracommunautaire, les identifiants DUNS ou encore les informations utiles à l’adressage électronique.
L’objectif est simple : permettre à l’entreprise de disposer d’un référentiel exploitable, fiable et cohérent avec les exigences de la réforme.
Chez Tessi, cette démarche s’appuie sur une méthode pragmatique, adaptée aux volumes et aux priorités de chaque organisation.
La méthode Tessi : qualifier, prioriser, contacter, mettre à jour
À partir des référentiels transmis par le client, Tessi réalise d’abord une cartographie de la base. Les tiers peuvent être analysés selon plusieurs critères : typologie France ou international, mode de communication disponible, niveau de complétude des données, présence ou absence d’un contact comptable, qualité des informations légales, volumétrie de factures ou niveau de criticité métier.
Cette analyse permet ensuite de proposer des scénarios d’enrichissement adaptés. Une entreprise peut choisir de prioriser ses clients stratégiques, ses fournisseurs les plus actifs, les tiers générant les plus fortes volumétries de factures, ou encore les populations présentant le plus fort risque de rejet ou de blocage.
Tessi définit alors, avec ses clients, une stratégie de traitement par cible et par lot : quels tiers traiter en priorité, par quels canaux, selon quel calendrier et avec quel niveau d’effort.
Les campagnes d’enrichissement peuvent mobiliser plusieurs modes de contact : appels téléphoniques, e-mails, courriers, relances ciblées ou dispositifs combinés. Les équipes sont formées au contexte du client, aux données à collecter et aux règles de qualification attendues.
À l’issue des campagnes, les informations collectées sont consolidées, contrôlées et restituées pour mise à jour des référentiels : contacts comptables, adresses, coordonnées, données légales, identifiants fiscaux ou toute autre information définie dans le périmètre de la mission.
De l’enrichissement ponctuel au maintien dans le temps
La qualité des données ne peut pas être considérée comme une action ponctuelle. Un référentiel vit en permanence : entreprises radiées, changements d’adresse, modifications d’organisation, nouveaux interlocuteurs, fusions, rachats, évolutions de périmètre, changement de plateforme ou de mode de réception.
C’est pourquoi l’enrichissement doit s’inscrire dans une logique durable. Au-delà de la mise à jour initiale, Tessi peut accompagner ses clients dans la mise en place de processus récurrents de contrôle et de maintien en qualité.
Cette démarche peut s’appuyer sur le rapprochement régulier avec des sources de référence telles que l’INSEE, le BODACC, Infogreffe ou l’annuaire de la facturation électronique, afin de vérifier les données légales, l’activité des tiers et les informations nécessaires au bon routage des factures.
L’enjeu est de passer d’une logique de correction à une logique de pilotage continu de la donnée.
Un levier de conformité, mais aussi de performance
L’enrichissement des référentiels répond bien sûr à un impératif de conformité. Mais il constitue aussi une opportunité d’améliorer durablement les processus financiers.
Des données plus fiables permettent de réduire les rejets, d’automatiser davantage les traitements, de limiter les litiges, de fluidifier les rapprochements, de sécuriser les paiements et d’améliorer la relation avec les clients comme avec les fournisseurs.
Pour les grandes entreprises et les ETI, la réforme de la facturation électronique est donc l’occasion de reprendre la maîtrise de leurs données tiers et de renforcer la performance de leurs chaînes Order-to-Cash et Purchase-to-Pay.
Avec son offre de mise à jour et d’enrichissement des référentiels, Tessi accompagne ses clients dans cette étape clé : transformer des bases hétérogènes, parfois incomplètes, en référentiels fiables, exploitables et durables.
Car optimiser la qualité des données n’est pas une action “one shot”. C’est une démarche structurée, transverse et continue.